2013年03月25日

すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術 [読了]

読み終えたのはずいぶん前ですが、『すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術 [単行本(ソフトカバー)] / 高橋 政史 (著)...』に書かれている手法を利用してうまくいったので、ここに記しておきます。

本書では、経営コンサルタントである著者が「企画書」、「報告書」、「プレゼン資料」、「会議」、「メモ」、「読書」など、どんな分野の情報も紙1枚にまとめてしまうための7つのフォーマットを紹介していきます。


今回は7つのフォーマットのうち、16分割メモというものを実践してみました。16分割メモとは著者の言葉を借りると以下のとおりです。

16分割メモは、
  1. メモの「なくなる」、「活用できない」、「探せない」の問題を解消し、

  2. ポストイットの「1情報1ブロック」、「アイデア出しのスピード」、「情報の組み合わせ」というメリットを加え、

  3. ノートの「一覧性」、「作業性」、「紙一枚」のメリット

を掛け合わせて生まれました。


報告書を書く際に利用したのですが、これが予想以上によい。書きたいことはたくさんあるはずなのですが、整理し切れていないので、まとめるのに苦労していました。そこでこの16分割メモを利用したところ、時間は計っていなかったのですが、かなりまとめやすくなったと実感しました。

特に「情報の組み合わせ」というところがよかったと思います。「1情報1ブロック」で挙げた項目の整理するというやり方ですね。例えば、AブロックとBブロックが同じレベルだとか、BブロックとCブロックの関係は上位レベルと下位レベルとか、そんな感じでまとめていきました。それで全体のストーリーを決めて、目次を作成するという感じです。

書き慣れた人からすれば、すでに実践されていることもかもしれませんが、このやり方はなるほどと思いました。私のやり方は本に書いてあるのと少し違うところもありますが、自分にとってやりやすいやり方を見つけたということが今回の収穫です。

他のフォーマットも別のプロジェクトで利用できそうなので、試行錯誤してみる予定です。

すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術 [単行本(ソフトカバー)] / 高橋 政史 (著)...
すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術 [単行本(ソフトカバー)] / 高橋 政史 (著); クロスメディア・パブリッシング(インプレス) (刊)
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2010年11月21日

基礎から学ぶプロマネ技術 必携マニュアル

「小規模プロジェクトで身に付くプロマネのワザ」という記事を読んで」という記事を以前書きましたが、そこで読もう読もうと思っていた本をようやく購入いたしました。


基礎から学ぶプロマネ技術必携マニュアル

基礎から学ぶプロマネ技術必携マニュアル

  • 作者: 小浜 耕己
  • 出版社/メーカー: 日経BP社
  • 発売日: 2010/06/21
  • メディア: 単行本




日経BP書店の『基礎から学ぶプロマネ技術 必携マニュアル』の内容紹介を引用してみる。

プロジェクト・マネジメントの初心者や、これからプロジェクト・マネージャを目指すITエンジニアの方に、プロジェクト運営の基本や注意点、プロジェクトを成功に導く勘所を、ストーリー仕立ての事例を題材に、分かりやすく解説します。

「ストーリー仕立ての事例」というのがとてもわかりやすいです。自分も反省すべき点もあります(苦笑)。例えば、「忙しすぎるPM メンバーに仕事を任せられない」というストーリーですね。PMが設計に携わって失敗するという内容です。プロマネは本来管理職能なので設計は別の人にやらせるべきとのこと。解決案は次のとおりですね。おっしゃる通りです。

この失敗を避けるためには、得意なことに手を出したくなる気持ちを抑え、極力メンバーに仕事を渡していくことです。……中略……、方針や方向性といった要の部分だけを抑えるようにします。また、管理業務も自分だけが頑張るのではなく、現状把握や原因分析・報告など、ほかのメンバーでもできることは極力切り出していくとよいでしょう。
――pp.12-13

そうなると求められるのはメンバーのスキルの把握ですね。人選は適材適所にするというのが理想的だが、長期計画を考慮してこの人に経験させたいということもあるかもしれません。とにかく、現状把握というが重要ですね。自分ができればあとはどうでもいいというのは自分の首を絞めるだけですね。

もう一つ事例を紹介しておくと、「あいまい気分の進行管理 現状がわからず対策が立てられない」というストーリーがあります。これは自分の仕事と比較すると、失敗事例じゃない方のプロジェクト管理をしていたちょっとだけ自信になったかも(笑)。

せっかく計画を立てても、計画に対して現状がどうなっているのかをあいまいにしては対策の立案も難しくなります。仮に立案しても、原因がはっきり見えていなければ、妥当かどうか、実効性があるかを判断できません。担当や期限など「6W2H」を明確にした対策を作って実行することで、プロジェクトの先を見通せるようにし続けることが肝要です。
―― p.43

ただ職場の現状を見ると、6W2Hが弱いかな。私自身もそこは徹底できていないかな。ちなみに本書の6W2Hは次のとおり。

いつ、どこで、誰が、誰に、何を、どのように、どれくらい、どうする
―― p.42


と、私の職場ではマネージャー研修とかありませんので(泣)、まだ第一章しか読んでいないのですが、目から鱗です。職場ではプロジェクトマネージャーというよりプロジェクトリーダーに権限が集中しています。上司がプロジェクトマネージャーというところでしょうか。ただ上司は丸投げプロジェクトマネージャーなので自由にやらせてくれるので、プロジェクトリーダーが実質プロジェクトマネージャーの仕事も兼ねているといっていいかもしれません。私レベルでプロジェクトマネージャーというのは烏滸がましいのですが、勉強になりそうです。他の人のプロジェクト管理も観察するべしですね。こっそりこの本に書かれていることと比較してみよう。

posted by unendedchaos at 11:59 | Comment(0) | TrackBack(0) | 読書 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2010年04月25日

エンジニアのための文章術再入門講座

積ん読のままにしてあった(正確には斜め読みしただけだった)本を最近読んでいます。『エンジニアのための文章術再入門講座』です。


エンジニアのための文章術再入門講座

エンジニアのための文章術再入門講座

  • 作者: 芦屋 広太
  • 出版社/メーカー: 翔泳社
  • 発売日: 2009/02/20
  • メディア: 単行本(ソフトカバー)



ドキュメント作成技術が重要だということを繰り返しています。もちろん仕事はドキュメントだけで評価されることはないのですが、口頭説明にしてもドキュメント作成にしても頭の中で整理されていないことは内容そのものをわかっていないものと思われても仕方ないかなとは思いました。なんとなくこうやったらこんなものができちゃいましたなんてことは口が裂けても言えませんが(笑)。

きちんとした教育を受けた人にとっては当たり前のことばかりかもしれませんが、うちの職場みたいにドキュメント作成を軽視している場合などは、この本に書いてあることは参考になりそうですね。

卒業論文や修士論文を執筆した際に教授から指導を受けたものと重なっているものもありました。例えば、「構造化力」「平易表現力」などですね。ありがたいことに、私の指導教授も赤ペンで真っ赤にして添削してくれました。この論理展開は不自然などいろいろ。理系ではなく文系でしたが、ドキュメント作成は文理関係ないのかもしれませんね。

でも職場では赤を入れてくれてもちょっとだけなんですよね……。私の文章が問題がないからというわけではありません(笑)。本書にも書かれているように時間がないからなんですよね。上司や同僚に見せるのが遅いからという自分の責任もありますが(苦笑)。

そんなわけで、この本に書いてあることを意識して仕事をしてみようと。一応意識はしているつもりなんですけど、時間がないからという甘えた言い訳が出てしまうんですよね。今年はそうならないようにドキュメント作成にちょっと時間をかけたいと思っています。要点と相手を見極めて効果のあるドキュメントを作成できたらなと思います。
posted by unendedchaos at 09:41 | Comment(0) | TrackBack(0) | 読書 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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